Stop-Doing-Liste im Team: Aufgaben streichen

In den meisten Teams wächst die Arbeit nicht durch große Projekte, sondern durch Ablagerungen. Ein Bericht, der nach einem Vorfall eingeführt wurde. Ein Freigabeschritt aus einer Umstrukturierung. Ein wöchentliches Protokoll, das seit zwei Jahren niemand mehr öffnet. Jede dieser Aufgaben war einmal begründet, und keine wurde je beendet. Wie viel davon sich tatsächlich summiert, zeigt sich erst, wenn du die gesamte Arbeitslast sichtbar machst.

Warum Streichen so selten passiert

Aufgaben aufzunehmen ist eine Entscheidung mit sichtbarem Nutzen. Aufgaben zu beenden ist eine Entscheidung mit sichtbarem Risiko. Wenn ein Bericht wegfällt und drei Monate später jemand danach fragt, steht die Person im Licht, die ihn gestrichen hat. Deshalb macht es niemand nebenbei.

Genau deshalb gehört Streichen zur Führungsrolle. Nicht weil es eine höhere Einsicht braucht, sondern weil es Rückendeckung braucht.

Die Liste erstellen

Nimm eine Stunde mit dem Team und geh in drei Runden vor.

Runde	Frage ans Team	Ergebnis
Sammeln	Welche wiederkehrende Tätigkeit bringt am wenigsten	Rohliste, unbewertet
Prüfen	Wer ist heute der Empfänger dieser Leistung	Einträge mit und ohne Empfänger
Entscheiden	Streichen, verkleinern oder acht Wochen aussetzen	Klare Zuordnung je Eintrag

Die zweite Runde macht die meiste Arbeit. Sobald nach dem konkreten Empfänger gefragt wird, fällt ein erheblicher Teil der Liste von selbst weg, weil sich niemand benennen lässt.

Die Entscheidung aussprechen

Eine Liste im Protokoll ändert nichts. Die Streichung muss so formuliert sein, dass klar ist, was ab wann nicht mehr passiert.

“Ab dem 1. September erstellen wir den Wochenbericht nicht mehr. Ich habe das mit dem Controlling geklärt, die Zahlen kommen künftig direkt aus dem System. Wenn jemand danach fragt, verweist bitte auf mich.”

Drei Bestandteile machen den Satz belastbar: Datum, geklärte Schnittstelle, benannte Anlaufstelle für Rückfragen.

Aussetzen statt streichen, wenn es unsicher ist

Bei Aufgaben, deren Nutzen umstritten ist, funktioniert die befristete Aussetzung besser als die Diskussion.

“Wir setzen die Freigabeschleife für Bestellungen unter 500 Euro für acht Wochen aus. Danach schauen wir, ob etwas passiert ist, das wir nicht wollten. Wenn ja, führen wir sie wieder ein, ohne Diskussion.”

Diese Formulierung nimmt der Sache die Endgültigkeit und damit den Widerstand. In der Praxis wird ein großer Teil der ausgesetzten Aufgaben nie zurückgeholt.

Den Platz nicht sofort füllen

Der häufigste Fehler kommt nach dem Erfolg. Wird Kapazität frei, ist sie innerhalb weniger Wochen wieder belegt, meist ohne Entscheidung. Halte deshalb fest, wofür die freigewordene Zeit gedacht ist, und sag es dem Team ausdrücklich. Ohne diese Zuordnung war die ganze Übung nur ein Aufräumen.

Mini-Reflexion

• Welche wiederkehrende Tätigkeit in deinem Bereich könnte niemand mit einem aktuellen Empfänger begründen?
• Was hast du in den letzten sechs Monaten tatsächlich beendet, nicht nur verschoben?
• Wofür ist die Kapazität gedacht, die durch die letzte Streichung frei wurde?

Nächster Schritt

Der kostenlose VitaLead Check unter /check hilft dir einzuordnen, wie groß der Anteil an Arbeit ohne erkennbaren Nutzen in deinem Bereich ist, und schlägt einen ersten konkreten Schritt vor.

Für die VitaLead iOS-App ist eine geführte Streichrunde mit Erinnerung an die Auswertung nach acht Wochen vorgesehen. Die App befindet sich in Entwicklung und ist noch nicht im App Store verfügbar.

Quellen und Hinweise

Grundlage sind arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse zu Arbeitsmenge und Aufgabenzuschnitt sowie Praxisliteratur zu Prozessvereinfachung und Entscheidungsdelegation in Organisationen. Einzelnachweise werden mit der fachlichen Prüfung ergänzt.